Los involucrados en la tramitación de los salvoconductos laborales

Santiago.- Desde que se decretaron las cuarentenas y cordones sanitarios en varios puntos del país, producto de la pandemia del COVID-19, desplazarse por motivos laborales requiere de un Permiso Único Colectivo que entrega Carabineros, a través de su plataforma www.comisariavirtual.cl.

El procedimiento es simple: a la plataforma se debe subir una planilla con la información personal de cada colaborador: nombre completo, RUT, dirección de domicilio, email, para que cada uno reciba el salvoconducto a su correo y pueda trasladarse a su trabajo. Simple, pero no ha sido fácil.

La tramitación de este Permiso es responsabilidad de Sandra Martínez, jefa de Asuntos Legales, en colaboración de Rodrigo Contreras, jefe de Acreditaciones y OS-10, y el área de Operaciones, quienes deben garantizar que más de 4500 colaboradores -y contando- reciban su salvoconducto y puedan cumplir con el servicio. En esta entrevista, Sandra y Rodrigo abordan los inconvenientes del proceso, las fortalezas de la organización y los aprendizajes futuros.

—¿Cómo ha incidido la pandemia en sus gestiones de rutina?

—Rodrigo Contreras: Nosotros seguimos trabajando igual en nuestros temas de acreditaciones de OS-10. Si bien la Prefectura de Carabineros OS-10 no está recibiendo la documentación, los procesos de fiscalización continúan igual. Así que mantenemos nuestros procesos de fiscalización a nivel nacional.

—Sandra Martínez: Hemos tenido un boom de temas legales desde que se produjo el estallido social en octubre y las cuarentenas sanitarias en marzo, y hemos tenido una cantidad de modificaciones legales impresionante. No solo desde el mundo laboral, sino también sanitaria, producto de que es una situación nueva. Las entidades han tenido que sacar ordenanzas para darle claridad a las normas, y producto de lo mismo ha habido bastante desconocimiento y descontento de la gente.

—¿Cuál ha sido la principal piedra de tope en la tramitación de los salvoconductos?

—Rodrigo: La problemática que hemos tenido con el cruce de información entre Comisaría Virtual, Minsal, Servicio de Impuestos Internos ha sido significativo, porque hay que chequear información de los colaboradores que, a veces, no tenemos completamente.

—Sandra: La plataforma de la Comisaría Virtual cuando recién se implementó era bastante simple y teníamos la visibilidad de la documentación para gestionarla. Ahora no. Se complejizaron las labores en el sentido de necesitar tener la información mucho más actualizada y detallada en el registro electrónico para que el documento le pueda llegar directamente al colaborador. Eso nos ha ido generando problemas, porque hay correos que rebotan, ya que el sistema no lo permite, y eso implica que el colaborador no reciba el salvoconducto. Hemos tenido que hacer el canal con la Operación y el área de IT también ha hecho un tremendo esfuerzo en darnos el soporte técnico de crear un mail genérico para no perder esos permisos de los correos que rebotan. También nos hemos apoyado de Gonzalo Pando (Branch Manager de Santiago, sector 08, y Viña del Mar), quien ha colaborado permanentemente con las planillas que debemos cargar a Comisaría Virtual.

También estamos trabajando en la actualización de los domicilios de los colaboradores, y es una colaboración que nos está dando Operaciones. Esto es fundamental para que las personas no tengan inconvenientes durante las fiscalizaciones.

—Tramitar esta documentación o coordinarse requiere el uso de la tecnología, ¿cómo han manejado las plataformas digitales, como Teams, por ejemplo?

—Rodrigo: Todo lo trabajamos a través de Teams y ha sido bastante bueno. Lo que sí nos ha costado es que los mandos medios aún tienen desconocimiento sobre el uso de la herramienta. Ha costado que comprendan el formato tecnológico al que tienen que sumarse para poder operar eficientemente.

—Sandra: Nuestro mundo legal era de la Era de Piedra, porque las tramitaciones siempre han sido en papel y las audiencias, presenciales. Solo algunas entidades tienen canales digitales de gestión, pero ha costado que la tecnología de ellos avance como quisiéramos. Para nosotros, no ha sido complejo utilizar las plataformas nuevas. Sí, tal vez, en su momento le dimos alguna reticencia, pero hoy Teams, por ejemplo, es un apoyo fundamental.

—A pesar de los inconvenientes, ¿qué fortalezas aprecian en la organización frente a esta crisis sanitaria?

—Rodrigo: El nivel de compromiso de los administradores de contrato, supervisores, planners, es llamativo; si pasa algo, siempre están llamando por teléfono o a través de los grupos de WhatsApp. Hemos tenido dificultades, pero la funcionalidad de la máquina ha ido bien, y es destacable que como empresa, de las 4500 personas con salvoconductos -y contando- no tengamos personas detenidas por incumplimiento a la normativa.

—Sandra: Hemos logrado llegar a un entendimiento entre los equipos de trabajo, independiente del área en que uno trabaje. Hemos logrado construir confianzas, que siento que estaban un poco perdidas en el pasado; se tiende a criticar a las áreas, pero con esta situación crítica nos centramos y establecimos objetivos comunes. Para el guardia que está en la instalación le es complejo entender o dimensionar todo el aparataje que hay detrás de su permiso. Y en ese sentido los comunicados emitidos por Marketing y Comunicaciones han sido fundamentales para mantener la información, desde marzo. También el área de Prevención de Riesgos ha tenido más visibilidad y eso permite que los Branch estén en conocimiento de las medidas preventivas en las distintas instalaciones. Y, por su parte, los clientes también nos mantienen informados acerca de qué han hecho ellos para organizarnos con lo que estamos haciendo nosotros.

Otro lado que nos ha apoyado bastante ha sido Yasna Saldía, jefa de Relaciones Sindicales. De manera silenciosa, con los sindicatos ha hecho una tremenda labor; los sindicatos han dado un gran soporte para poder llegar con la información a los colaboradores, remitirnos información que esté pendiente para poder canalizarla correctamente.

—¿Qué aprendizaje rescatan de todo esto?

Sandra: Rescato la necesidad de tener orden en la información, y que debe estar disponible para las distintas áreas que administran personal. Yo creo que nos pasó la cuenta tener más de un sistema para controlar la información de las personas. Por otro lado, hay que entender que la comunicación es vital. Si una línea de jefatura está diciendo una cosa distinta a la otra, estamos perdidos. Todos tenemos que estar alineados con el objetivo de la compañía, cuál es el norte que tenemos que seguir, cómo serán los procedimientos que seguir.

Rodrigo: Tenemos que mantener el control para contar con los datos correctos. Lo segundo, tener a la gente capacitada en los instrumentos tecnológicos es fundamental. La gente tiene que conocer su herramienta de trabajo. Si nuestra gente no se maneja en los sistemas tecnológicos que necesitamos que estén todos metidos, obviamente que el impacto es mayor.