Gabriela Jara y su gestión en PowerBI: “Tenemos que ir perfeccionándonos y hablar más de datos”

Santiago.- La digitalización y el data driven (el enfoque estratégico de tomas de decisiones en base a la interpretación de datos) son ejes centrales de la transformación del negocio en Securitas. Y no es menor, considerando los objetivos ambiciosos de la compañía (8% para el 2030) y la implementación de nuevos sistemas bajo el brazo del Programa Atlántico en toda la división SSIA.

Para acompañar este entusiasmo, es preciso desarrollar las herramientas para visualizar los datos que faciliten su interpretación. En ese desafío está Gabriela Jara, Ingeniera de Procesos y que hoy está enfocada en, precisamente, narrar la estrategia corporativa a través de los números.

El día en que se realizó esta entrevista, Gabriela cumplía un año en Securitas. Llegó para levantar procesos y “ordenar” una estructura que permitiera estandarizar procesos claves de gestión. En el camino advirtió la independencia con la que cada área trabajaba y la necesidad de conectar de manera diferente la información que se generaba, con el propósito de unificar criterios estratégicos de gestión. Decidió entrar al mundo de los datos, en lugar de los procesos, y la primera línea de intervención fue la Operación.

— ¿Entrar al mundo de datos se dio por una necesidad tuya de homologar los procesos o porque también fue respondiendo a las necesidades de la digitalización y el data driven?

—Las primeras conversaciones con Operaciones era ver la manualidad de sus procesos y la información desgranada de distintas maneras, aunque se tratara del mismo indicador. Esto había que pulirlo. Entonces se presentó la oportunidad de crear paneles de datos, con variables específicas de y para la Operación, y que apoyaría la eficiencia en los procesos.

—Y esos datos hoy se muestran en PowerBI, una herramienta incorporada al ecosistema de Microsoft 365

—Exacto. Al principio tuvimos que naufragar en los datos, porque finalmente hay aplicaciones que no son propias de Securitas, entonces tuvimos que buscar la forma de conectar la data en PowerBI para su futura automatización. La primera etapa fue empezar casi a escribir 1 a 1, pero una vez armado, ya se hacía más fácil sistematizar. 

Cómo funciona el modelo

El modelo de trabajo persigue tres pilares: personas, procesos y datos. Por  lo tanto, la creación de los paneles de información sigue un fluyo específico, que facilita la comprensión de la naturaleza del dato, tanto para el usuario final que lo consulta, como el sistema de reportería.

El modelo tiene un concepto de adaptabilidad para lograr un crecimiento orgánico, a través de la retroalimentación entre las diferentes áreas y las metas que persiguen. En el formato de reporte se aprecian los paneles que hoy son visibles en Operaciones y disponibles también para los líderes y personal administrativo (con algunas reglas de seguridad, según la sensibilidad del dato), mediante un enlace web directo a PowerBI.

La gracia de este formato es que “se tiene que mirar como una tabla dinámica gigante, en donde se puede filtrar por distintos criterios de búsqueda para obtener un dato más fino”, advierte Gabriela.

La visualización de datos a través de PowerBI no es nueva. Previamente, el área de IT estuvo a cargo de los primeros paneles, a modo de solución informática para hacer seguimiento a los principales indicadores de la Operación. Fue un avance silencioso, con adopción paulatina. Hoy es una tarea asumida ciento por ciento por Jara para impulsar la inteligencia de negocios.

—¿Cuáles son las áreas que hoy están trabajando en esta solución de visualización de datos?

—Partimos con la Operación y en el camino se sumaron Personas, Legales, Finanzas, SES y SOC. Actualmente, estoy apoyando la gestión de otras áreas, en otros procesos, como Home Office (SSO), denuncias (Canal de Integridad), cursos mandatorios (Desarrollo Organizacional), Vision, SAP, y otros más. El modelo se repite para lo que necesites y, por supuesto, para generar visibilidad del proceso.

—¿Cuál es el valor agregado para el usuario final?

—Lo principal es que dejamos la manualidad y los procesos son más eficientes. También mejora la interpretación del dato, mejora la gestión de las actividades, existe accesibilidad online de la información y apoya en las decisiones estratégicas.

—Desde la creación de esos paneles a la fecha, ¿tú has visto que han tomado decisiones estratégicas correctas?

—Sí, y ver el resultado para mí es súper gratificante. De hecho, con una comparativa lo puedo explicar: en abril publicamos el dato de los guardias disponibles en Santiago. Eran 280 personas. En octubre bajó a 94 y podemos ver con precisión en qué sectores. Entonces se nota el impacto, porque estamos entregando visibilidad al indicador.

Además, tener acceso a la información es una parte; otra es contar la historia del dato, lo que nos permite tomar decisiones que nos dirijan a la excelencia operativa. Medir para controlar y controlar para mejorar. La tecnología está avanzando muchísimo, entonces tenemos que ir perfeccionándonos y hablar más de datos.

—Tu propuesta este año fue visibilizar los datos de la Operación y otros que han surgido en el camino, para entregar soluciones operativas, ¿cuál es tu propuesta para el año entrante?

—Es una propuesta más ambiciosa, mirando hacia la inteligencia de negocios. Por ejemplo, avanzar con Vision que, si bien tiene notoriedad en la Operación, es una herramienta que podemos hacer conversar con otras. Por ejemplo, si estoy buscando un lugar de trabajo en PowerBI, debe aparecerme el mismo dato en Vision, para correlacionar las variables de búsqueda, como multas, control legal, normativas de seguridad, dotación, rotación, etcétera.

Es importante mantenernos en la vanguardia. Si somos innovadores y creativos al momento de generar soluciones respecto al análisis de la información, será más fácil lograr la eficiencia operativa.