¿Tienes una lista-de-cosas-por-hacer? Optimiza tu tiempo con estas cuatro preguntas

Nacional.- Tal vez eres de esas personas multitasking (muchas tareas al mismo tiempo) que no consigue terminarlas las tareas del día, dejando más de alguna en el ítem “pendientes”.  Y el que tengas tareas pendientes, generalmente, tu tiempo no rinde. Así que viene bien evaluar esos post-it en términos de su importancia para optimizar tu valiosa agenda y disfrutar de algún tiempo libre durante el día… o en la semana.

A pesar de la gran cantidad de herramientas tecnológicas disponibles para revisar o calendarizar las actividades del día o la semana, siempre queda la sensación de que las horas no fueron suficientes. Y aunque le pidas al reloj que no marque las horas, que detenga su camino porque tu vida se apaga, hay algo que tienes que mejorar en ti: aprender a gestionar tu tiempo.

MULTIPLICADORES DE TIEMPO

La mayoría de nosotros administramos nuestro tiempo de la misma manera: 1) escribiendo listas de tareas pendientes y 2) priorizando los elementos en esas listas. Decidimos nuestras prioridades al evaluar la urgencia relativa y la importancia de nuestras tareas.

Pero, hay un tercer criterio denominado “multiplicadores de tiempo”. En lugar de preguntar “¿Qué es lo más importante que puedo hacer hoy?”, los multiplicadores de tiempo preguntan “¿qué es lo más importante que puedo hacer hoy que haría que mañana sea mejor?”

En otras palabras, al pensar en cómo usamos nuestro tiempo hoy, podemos liberar nuestras horas en el futuro. Un ejemplo de cómo funciona esto: configurar el pago de facturas en línea. Tal vez lo hayas postergado porque piensas: “No tengo dos horas para revisar todos mis servicios y cuentas, encontrar sus sitios web o aplicaciones e ingresar mi información bancaria”.

¿Entonces, cómo funciona eso de los multiplicadores de tiempo? Rory Vaden, entrenador de liderazgo, expuso en IDEAS TED de qué se trata todo esto, planteando cuatro preguntas centrales que podrían ayudarte a liberar horas en el futuro.

Pregunta # 1: ¿Puedo eliminar esta tarea?

Si la tarea te parece innecesaria o de verdad no es posible que puedas realizarla, es mejor que digas “no, no puedo hacerlo en este momento”. Evita invertir tiempo en actividades que no aportan significativamente a tu trabajo o que lo haces para no decepcionar a otras personas. Tú y tu tiempo también son importantes.

Pregunta # 2: Si no puedo eliminar esta tarea, ¿puedo automatizarla?

El pago de facturas en línea es un ejemplo. También te enfrentas a otras situaciones que, con ayuda de la tecnología, nos han facilitado la vida: realizar las compras del super por internet, pedir comida a domicilio, comprar libros, muebles o lo que sea para el hogar a través de sitios e-commers, hasta reservar una mesa en tu restaurante favorito para celebrar el Día de San Valentín… o Sin Valentín o San Ballan… ese brebaje escocés para compartir con tus amigo/as.

Pregunta # 3: ¿Se puede delegar o puedo enseñar a alguien más cómo hacer esto?

A veces caemos en la mala costumbre de no delegar algunas tareas a otros colegas, porque pensamos que “si quiero que esto salga perfectamente bien, tengo que hacerlo yo”. ¿Qué tal si te arriesgas a delegar? Piensa a largo plazo. Cuando le entregas la responsabilidad a otra persona, podrá dominar la tarea igual o mejor que tú. Y será perfecto.

Pregunta # 4: ¿Debo hacer esta tarea ahora, o puedo hacerlo más tarde?

A veces es útil y necesario “posponer las cosas a propósito”, una estrategia que te permite valorar la actividad que debes realizar, ya sea porque es muy larga, necesitas la colaboración de otras áreas o tal vez quieras trabajarla en un horario que te parezca más productivo.

Esta dilación intencional es casi una virtud, porque realmente eres consciente de posponer con sensatez la tarea para realizarla -sí o sí- dentro de unas horas, en lugar de esperar a que llegue el momento de la iluminación divina para llevarla a cabo, porque “ahora no es el momento” (eso es procrastinar. No lo confundas).

En concreto, cuando pospones a propósito, tienes la potestad de decidir si quieres eliminar, automatizar o delegar la tarea… o, en otros casos, puedes darte cuenta de que dada su importancia y/o urgencia tienes que hacerlo ahora-ya-por-obligación.

Fuente: IDEAS TED