Firma Digital: la puesta en marcha un proyecto de digitalización que mejora la eficiencia de nuestros procesos
Nacional.- La digitalización es una máxima para la organización, toda vez que persigue la finalidad de aumentar la digitalización de nuestros procesos y así fortalecer nuestro rol como Partner en Servicios Inteligentes de Protección.
Al respecto, uno de los desafíos que presenta la digitalización para Securitas era lograr eficiencia en un proceso tan básico y tan relevante, a la vez, para la gestión organizacional como es la firma digital.
Como parte de los objetivos estratégicos para el 2023, en agosto de este año se implementó el sistema de firma digital con SOVOS, luego de testear tres soluciones tecnológicas que pudieran responder a las necesidades de la organización.
“Esta iniciativa nace como una necesidad del área Legal para firmar digitalmente los contratos comerciales y de proveedores. A fin de optimizar procesos de otras áreas que administran documentos firmados, se realizó un levantamiento a nivel de compañía, se identificó la volumetría de documentos y los requerimientos puntuales, y hoy ya tenemos un sistema que se aplica a varias áreas de la compañía”, comentó Felipe Bongain, Subgerente de Sistemas de Información y Proyectos, y líder de la implementación.
En efecto, la plataforma de firma digital opera en las áreas de Personas, Legal Counsel, Prevención de Riesgos y Comercial, que en conjunto contemplan 23 tipos de documentos entre Contratos Laborales, Cartas de Aceptación y Contratos Comerciales, y un volumen de 61 mil transacciones por año. Próximamente se incorporarán las áreas de Bienestar, Asuntos Legales
¿Cómo funciona en la práctica?
La firma digital es un tipo de firma electrónica que requiere de 1) una vía de autenticación (que está integrado con la ClaveÚnica), 2) a un sistema digital para subir el 3) documento digitalizado, 4) el cual debe firmarse mediante un flujo de aprobadores/firmantes.
Agustín Cornejo, Legal Counsel y uno de los aprobadores de contratos comerciales, sostiene que “como usuario, esto es mucho más eficiente, porque permite tener seguimiento y control que son aspectos muy importantes. Sé exactamente en qué etapa del proceso se encuentra el documento. También sé que al gerente o cliente no le llegará cualquier documento, sino que el yo autoricé y él podrá corroborarlo en la plataforma”.
Esta implementación no solo optimiza la gestión en tiempo y recursos, sino que también facilita procesos legales. “La firma digital tiene el mismo valor legal que una firma por mano y genera más antecedentes de prueba en escenarios de juicio. Es decir, se sabrá que pusiste tu clave única, que firmaste desde tal equipo, desde tal IP… es imposible que una persona diga que lo suplantaron. En cambio una firma por mano es mucho más discutible. Por lo tanto, nosotros encontramos que esta firma digital representa un estándar de seguridad mucho más elevado del que teníamos anteriormente”, añade Agustín.
Por su parte, Katherine Morales, Jefa de Remuneraciones y también una de las aprobadoras en la documentación relativa a Personas, afirma que durante esta primera etapa, el sistema de firma digital se encuentra disponible en Santiago y tienen digitalizados los contratos de trabajo, el reglamento interno y el pacto de horas extras. “Una vez que tengamos la certeza de que tenemos el 100% de los contratos tomados [por firma digital], lanzaremos la herramienta a regiones”, menciona Katherine.
Para la Jefa de Remuneraciones, el aporte de esta plataforma radica en que “si bien el trabajo manual disminuyó, ese tiempo ahora se está utilizando para una mejor revisión y análisis de la información de cada colaborador/a antes de emitir un documento. En términos de uso para la o el colaborador es muy práctico, porque solo debe ingresar al sitio con su ClaveÚnica. Todos los documentos que él o ella firme estarán disponibles en la herramienta y podrá acceder a ellos las veces sean necesarias. Definitivamente, se trata de un sistema que agiliza la disponibilidad del documento y se tiene un mejor control, no solo para el área sino también para toda la organización”.
Así, esta iniciativa, que continuará con sus etapas de implementación, generará eficiencia a nivel económico y de procesos, como impresión, digitalización, almacenamiento.
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