Dpto. de Acreditaciones implementó el control documental de OS-10 en todas las sucursales regionales
Santiago.- Tener un control documental sobre las acreditaciones de OS-10 (certificado imprescindible para que el personal de seguridad desempeñe sus funciones en el marco de la ley), es clave para la compañía, no solo para cumplir la normativa y conocer el estatus de las personas con o sin acreditación, sino también porque permite llevar un registro detallado para anticiparse a las auditorías de la Autoridad Fiscalizadora y evitar una posible multa por incumplimiento a la norma.
Solo como ejemplo, un/a guardia de seguridad que no porte su credencial y/o no cuente con la debida capacitación de OS-10 (para Formación o Reentrenamiento de Guardia de Seguridad), la empresa arriesga una multa de entre 25 y 250 IMM (Ingresos Mínimos Mensuales), respectivamente.
De esta manera, para un mejor manejo de la información relativa a las certificaciones de OS-10, el departamento de Acreditaciones, de la dirección de Operaciones, y liderado por Rodrigo Contreras, implementó un proceso de control documental de OS-10, que tiene como objetivo levantar y mantener la documentación relativa a cursos, certificado de examen, tramitación de credencial y credenciales de OS-10 de nuestros Administradores de Contrato, Supervisores y Guardias de Seguridad.
Esta gestión comenzó a aplicarse este mes en todas las oficinas regionales, y el responsable es Oscar Núñez, supervisor auditor y miembro del área de Acreditaciones, quien tiene por misión recopilar la información documental y tener un registro digital de todas las sucursales, utilizando las herramientas colaborativas de Office 365. “Mi rol consiste en asistir, verificar y visualizar el levantamiento de la información de OS-10 de cada región. Estamos en periodo de puesta en marcha hasta abril y, por el momento, todos los equipos regionales y los Branch Managers tienen buena disposición hacia esta gestión y modalidad de trabajo”.
Acerca de cuáles herramientas de Office están trabajando, Oscar señala que “estamos trabajando con Teams. Con esta herramienta hemos creado equipos por zona, generando modalidades de trabajo y asignaciones de metas. Y también estamos trabajando con OneDrive, a través de carpetas compartidas, para el levantamiento y cargas de esta información a dicha nube”.
Ese nuevo proceso ya representa un doble desafío: digitalizar la documentación y digitalizar la misma dinámica de trabajo. Sin embargo, desde el área de Acreditaciones creen que es posible generar una comunicación efectiva y transparente, para visualizar los procesos y avances de cada zona.
Rodrigo Contreras, jefe del departamento de Acreditaciones, agrega que “es imperativo mantener la información levantada a Onedrive y seguir el procedimiento que se está efectuando por Teams. Sabemos que al principio será complejo, pero estamos efectuando una marcha blanca hasta abril, coordinando y dando respuestas a todas las dudas que tengan. Nosotros somos una unidad de staff y estamos para apoyar toda necesidad que surja, particularmente en lo que respecta a Acreditaciones de nuestro personal”.
